Ballenbrief

 Aan alle vrijwilligers en commissieleden van tennisvereniging Luck Raeck

  “Ballenbrief” April 2021  

De ballenbrief bevat de minimaal benodigde informatie vanuit het bestuur, noodzakelijk voor elke vrijwilliger en commissie die een tennisevenement op de banen van onze tennisvereniging organiseert.   De in deze ballenbrief vermelde mailadressen zijn gekoppeld aan de volgende personen/commissies:

[email protected]             Bestuurslid accommodatie (Hans Bosman) [email protected]          De penningmeester (Harro Ridt)

[email protected]                 Bestuurslid tenniszaken (Bert Gaarkeuken) [email protected]          De jeugdcommissie

[email protected]           De blaashalverhuurcommissie

[email protected]                De ballenbeheerder (Maarten Verhoeven) [email protected]               De barcommissie

[email protected]              Het communicatieteam   ·        

  • Voor elke recreatieve, interne en externe (bijvoorbeeld Open Toernooi) activiteit kan contact opgenomen worden met [email protected] . Naast onderstaande informatie kan dit bestuurslid mee zoeken naar een geschikte datum, meedenken over invulling, ballen bestellen e.d. Voor jeugdevenementen en jeugdcompetitie: [email protected] . Voor seniorencompetitie: [email protected]
  • Voor baanbeschikbaarheid kan contact opgenomen worden met [email protected] . In de winterperiode gaat de halverhuur via de blaashalverhuurcommissie. Voor beschikbaarheid van de hal kan contact opgenomen worden met [email protected].
  • Kosten ballen 2021 (1 blik is 3 ballen): € 4,75   De ballen kunnen voor aanvang van het toernooi worden besteld bij [email protected] . Laat tijdig weten hoeveel ballen nodig zijn en wanneer ze in het clubhuis moeten zijn. Ook het inleveren van de ballen verloopt via de ballenbeheerder. Zonder akkoord van de ballenbeheerder mogen er geen ballen worden gebruikt! Uiteraard dient men zelf bij te houden hoeveel ballen zijn verbruikt, en wat dus de kosten zijn. Deze bedragen dienen te worden meegenomen in de eindafrekening van het evenement (zie bij penningmeester).
  • Tijdens alle evenementen van Luck Raeck dient minimaal 1 baan vrijgehouden te worden ten behoeve van vrij tennissen (m.u.v. de vrijdagavondcompetitie en het Open Toernooi) zoals vermeld in het baanreglement. Dus voor het aantal beschikbare banen moet rekening worden gehouden met lessen, de vrije baan en voor een aantal evenementen met de interne competitie en overige evenementen. Het is raadzaam om voor het plannen van de wedstrijden even contact op te nemen met [email protected] over de baanbeschikbaarheid en baanreserveringen in de betreffende week (of dag) en bovenstaande emailadressen voor de agenda. Ook afstemming met de barcommissie ( [email protected] ) voor de openingstijden van het clubhuis en eventuele afspraken van snacks en drinken dient tijdig van tevoren plaats te vinden.
  • Bij het organiseren van een toernooi is het noodzakelijk dat in ieder geval de wedstrijdleiding het baanreglement kent en volgt. Uiteraard dient ieder lid dit te kennen, maar bij incidenten is het vooral voor een commissie zaak goed op de hoogte te zijn van de regels om problemen eenvoudig op te lossen. (Dit baanreglement is echter geen toernooireglement). Het baanreglement staat op de verenigingswebsite.
  • Om een evenement aan te kondigen, kan een korte tekst worden gedeeld  met het communicatieteam  ( [email protected] ). Deze verzorgt dat er tekst op de home page komt bij de nieuwsberichten, automatisch worden enkele nieuwsberichten doorgeplaatst in de nieuwsbrief.  Een berichtje in de VAR kan ook bij zaken die ook interessant zijn voor niet leden.
  • Voor de start van het evenement zal de vrijwilliger / commissie een begroting opstellen waarvan de template (inclusief toelichting op het vereiste detail voor het specifieke evenement) bij de penningmeester ( [email protected] ) te krijgen is. Indien het evenement niet is meegenomen in de jaarbegroting van de vereniging, dan zal het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor het evenement, de begroting ter goedkeuring voorleggen aan het bestuur.
  • Als het evenement minder kost dan begroot dan vloeit dat terug in de jaarexploitatie van de vereniging.
  • Opbrengsten en kosten die gemaakt worden voor een toernooi of activiteit moeten gespecificeerd en met bonnen bij de penningmeester ( [email protected] ) worden gedeclareerd. Laat zoveel mogelijk van de kosten via de bankrekening lopen. De penningmeester kan bestellingen voor het evenement doen (en meteen betalen) en ook facturatie voor deelname regelen. Mocht er toch betaald moeten worden, werk zoveel mogelijk met de pinautomaat van de bar of met een QR code die bij de penningmeester te verkrijgen is.
  • Het bestuur kan besluiten dat commissies en evenementenorganisaties op rekening mogen bestellen bij de bar naar gelang grootte, regelmaat en tijdsduur van de activiteit. Let op, de bardienst wordt geïnstrueerd op het maximale bedrag dat op deze wijze mag worden besteld.
  • Luck Raeck heeft de beschikking over een computerprogramma voor de inschrijving en planning van de wedstrijden (Toernooiplanner). Met dit programma kan relatief eenvoudig een toernooi worden ingevoerd en kunnen de inschrijvingen via internet worden geregeld. Wil je gebruik maken van dit programma, neem dan tijdig contact op met [email protected].
  • De toernooileiding kan de blokhut gebruiken. De toernooiorganisatie dient na het toernooi de blokhut in opgeruimde staat achter te laten!! LET OP: de blokhut is tevens een jeugdhonk met spelletjes en speelgoed en ook een televisie. Als tijdens het evenement veel jeugd worden verwacht, kan dit hinderlijk zijn voor de organisatie. In dat geval kan de organisatie ook in het clubhuis plaatsnemen en/of het gebruik afstemmen met [email protected].
  • Bij vragen kan men contact opnemen met [email protected]