Informatie voor het organiseren van een evenement door vrijwilligers en commissieleden van T.V. Luck Raeck
Deze zogenaamde ‘ballenbrief’ bevat informatie voor vrijwilligers en commissies die een tennisevenement op de banen van Luck Raeck organiseren. De informatie in dit document is opgesteld door het bestuur.
De volgende functies en commissies zijn van belang bij de organisatie van een activiteit/evenement:
• Bestuurslid Accommodatie [email protected]
• Penningmeester [email protected]
• Commissie Tenniszaken [email protected]
• Jeugdcommissie [email protected]
• Ballenbeheerder [email protected]
• Barcommissie [email protected]
• Communicatie [email protected]
• Seniorencompetitie [email protected]
Start organisatie
Voor het organiseren van elke recreatieve, interne en externe activiteit voor senioren (bijvoorbeeld Open Toernooi) neem je contact op met Tenniszaken. Zij hebben het meest recente overzicht van de agenda en kunnen meezoeken naar een geschikte datum, meedenken over invulling, ballen bestellen e.d.
Neem bij jeugdevenementen en jeugdcompetitie contact op met de Jeugdcommissie en bij vragen over de seniorencompetitie met [email protected] (onderdeel van Tenniszaken).
Baanbeschikbaarheid
De baanbeschikbaarheid en baanreservering dient afgestemd te worden met Accommodatie. Tijdens alle evenementen van Luck Raeck moet minimaal één baan vrijgehouden worden ten behoeve van vrij tennissen (m.u.v. de vrijdagavond- en zaterdagcompetitie en het Open Toernooi), zoals vermeld in het baanreglement. Hou voor het aantal beschikbare banen rekening met lessen, de vrije baan en voor een aantal activiteiten met de interne competitie en overige evenementen.
Tennisballen
Voor aanvang van een toernooi kunnen ballen besteld worden bij de Ballenbeheerder. Een blik met drie tennisballen kost op dit moment € 4,00. Laat tijdig weten hoeveel ballen nodig zijn en wanneer ze in het clubhuis moeten zijn. Ook het inleveren van de ballen verloopt via de ballenbeheerder. Zonder akkoord van de ballenbeheerder mogen geen ballen van de club worden gebruikt!
Men dient zelf bij te houden hoeveel ballen zijn verbruikt en wat dus de kosten zijn. Neem deze bedragen mee in de eindafrekening van het evenement (zie alinea Financiën).
Clubhuis en bar
Voor het afstemmen van de openingstijden van het clubhuis en het maken van afspraken over snacks en drinken neem je contact op met de Barcommissie. Dit dient ruim van tevoren plaats te vinden. Indien nodig kan de barcommissie tijden van de bardienst aanpassen of een bardienst openzetten.
Baanreglement
Bij een toernooi is het noodzakelijk dat in ieder geval de wedstrijdleiding het baanreglement kent en volgt. Dit staat op de website bij Over ons, Beleid en reglementen. Uiteraard dient ieder lid dit te kennen, maar bij incidenten is het vooral voor een commissie van belang goed op de hoogte te zijn van de regels om problemen eenvoudig op te lossen. Dit baanreglement is echter geen toernooireglement.
Bekendmaking evenement
Om een evenement aan te kondigen, kan een korte tekst worden gedeeld met Communicatie. Zij verzorgen dat de tekst op de website komt te staan, delen het bericht via de nieuwsbrief en plaatsen het indien gewenst op social media. Voor een groter evenement kan eventueel een visual worden gemaakt. Ook is een bericht in de VAR mogelijk bij onderwerpen die interessant zijn voor niet-leden.
Stuur na afloop een kort verslagje met een paar (scherpe!) foto’s naar Communicatie. Dan wordt dit op de website geplaatst en via social media gedeeld. Vraag bij het inschrijfformulier of de deelnemers toestemming verlenen voor delen van foto’s waarop zij te zien zijn. Vermeld daarbij het doel (website, nieuwsbrief en social media).
Financiën
Voor de start van het evenement zal de vrijwilliger/commissie een begroting opstellen, waarvan de template (inclusief toelichting op het vereiste detail voor het specifieke evenement) bij de penningmeester te verkrijgen is.
Indien het evenement niet is meegenomen in de jaarbegroting van de vereniging, zal het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor het evenement, de begroting ter goedkeuring voorleggen aan het bestuur. Als het evenement minder kost dan begroot, dan vloeit dat terug in de jaarexploitatie van de vereniging.
Opbrengsten en kosten die gemaakt worden voor een toernooi of activiteit moeten gespecificeerd en samen met bonnen worden gedeclareerd bij de penningmeester. Laat zoveel mogelijk van de kosten via de bankrekening lopen. De penningmeester kan bestellingen voor het evenement doen (en meteen betalen) en ook facturatie voor deelname regelen. Mocht er toch betaald moeten worden, werk dan zoveel mogelijk met de pinautomaat van de bar of met een QR-code die bij de penningmeester te verkrijgen is.
Het bestuur kan besluiten dat commissies en evenementenorganisaties op rekening mogen bestellen bij de bar, afhankelijk van grootte, regelmaat en tijdsduur van de activiteit. Let op: de bardienst wordt geïnstrueerd op het maximale bedrag dat op deze wijze mag worden besteld.
Toernooiplanner
Luck Raeck heeft de beschikking over een computerprogramma voor de inschrijving en planning van de wedstrijden (Toernooiplanner). Met dit programma kan relatief eenvoudig een toernooi worden ingevoerd en kunnen de inschrijvingen via internet worden geregeld. Wil je gebruikmaken van dit programma, neem dan tijdig contact op met Tenniszaken.
Toernooileiding in blokhut
De toernooileiding kan gebruik maken van de blokhut. Na afloop van het toernooi dient de blokhut in opgeruimde achterlaten te worden. Let op: de blokhut is tevens een jeugdhonk met spelletjes en speelgoed en er is ook een televisie. Als tijdens het evenement veel jeugd worden verwacht, dan kan dit hinderlijk zijn voor de organisatie. In dat geval kan de organisatie ook in het clubhuis plaatsnemen en/of het gebruik afstemmen met de Jeugdcommissie.
Neem bij overige vragen contact op met Tenniszaken.
Versie december 2023