Bestuur - Takenoverzicht 2024

1. Voorzitter vormt samen met de secretaris en de penningmeester het Dagelijks Bestuur, is het gezicht van de vereniging, verbinder, vertegenwoordigt de vereniging in overleggen en onderhoudt contact met externe stakeholders zoals (maar niet beperkt tot) KNLTB, kring van tennisverenigingen binnen Stichtse Vecht, Gemeente (wethouders en beleidsmedewerkers), overige verenigingen op het sportpark, buurman Luck Raeck, en overige (strategische) partijen, zit vergaderingen voor en is aanspreekpunt voor (i) sfeer en beleving binnen de vereniging, (ii) enquêtes, en (iii) beleidswensen binnen de vereniging. 

2. Secretaris vormt samen met de voorzitter en de penningmeester het Dagelijks Bestuur, is algemeen contactpersoon van de vereniging, verzorgt de jaarplanning van bestuursvergaderingen, de agenda, notulen en bijkomende documenten van bestuursvergaderingen en ALV, is verantwoordelijk voor het sociaal jaarverslag (opgesteld door de Communicatievoorzitter), overziet en verwerkt inkomende stukken, beheert het archief van de vereniging, heeft contact met de KvK inzake statuten, KvK-uittreksel en relevante wijzigingen zoals bestuurssamenstelling, stelt de jaaragenda van de vereniging op, voert het formeel beheer van de 'ballenbrief', beheert de lijst met eretitels en onderscheidingen en beheert het verenigingsbeleidsplan. 

3. Penningmeester vormt samen met de voorzitter en de secretaris het Dagelijks Bestuur, is verantwoordelijk voor het voeren van een adequate ledenadministratie en het innen van de contributie en lesgelden, de financiële administratie van de vereniging in de breedste zin van het woord waaronder financiële planning, begroting en budgettering (zoals van commissies), contributie, contracten/verzekeringen, heeft inzicht in de ledenontwikkeling, is contactpersoon voor alle financiële zaken, onderhoudt contact met de huisbank, overziet het personeelsbeleid.

Het Dagelijks Bestuur vormt beleid over uiteenlopende zaken die impact hebben op de vereniging in de breedste zin van het woord (het verenigingsbeleidsplan) zoals, maar niet beperkt tot, leden, contributie, personeel, trainers en tennisscholen, vrijwilligersorganisatie en neemt beleidsmatige beslissingen, al dan niet samen met andere bestuursleden  

4. Bestuurder Accommodatie is in the lead ten aanzien van het project Zuilense Vecht, vormt samen met de penningmeester en de voorzitter het projectteam Zuilense Vecht, is voorzitter van de bouwcommissie, voert het blokhut-, banen-, parkbeheer (inclusief terras), stuurt de groundsman aan, onderhoudt contact met de snoeiploeg, overziet de meerjarenplanning van (groot) onderhoud en nutsvoorzieningen/investeringen, neemt deel aan externe overleggen die het park aangaan. 

5. Bestuurder Clubhuis en Bar is verantwoordelijk voor het clubhuis (verzorging en onderhoud van inventaris, inclusief kleedkamers en terras), onderhoudt de contacten met externe leveranciers van de bar, EHBO, sleutelbeleid, alarm, meerjarenplanning onderhoud/investeringen, aansturing van de barcommissie, verantwoordelijk voor sfeer en beleving van het clubhuis en de bar, aankleding en faciliteiten, benodigde vergunningen en veiligheid, alcoholbeleid binnen de vereniging, beleidsplan evenementen, meetings, feesten en gebruik van muziek en beeld.

6. Verenigingscoöordinator is de spin in het verenigingsweb en de ‘go to person’ voor het aanvragen van alle evenementen, verbinder, begeleidt alle evenementencommissies (beantwoordt vragen, denkt mee en koppelt de juiste personen aan elkaar), beheert de evenementenkalender (opgesteld door de secretaris) en voert het operationeel beheer van de 'ballenbrief', is eerste aanspreekpunt voor de tennisscholen en trainers, coördineert de dialoog tussen ouders, jeugd, leden en trainers, coördineert de dialoog bij de indeling trainingen / lessen (senioren), kijkt mee met (efficiënte) indeling van trainingsgroepen, overziet het openzetten van de aanmelding voor training; coördineert de baancapaciteit bij evenementen. De Verenigingcoördinator is nieuw in 2024 en zal gedurende het jaar vorm geven aan deze rol. 

7. Communicatievoorzitter stuurt de communicatiecommissie aan, initieert samen met de communicatiecommissie - en overziet - de algemene communicatie-uitingen aan de leden (middels de nieuwsbrief, socials en de KNLTB Club app, perscontact voor de VAR, maakt het sociaal jaarverslag (in overleg met de secretaris), is verantwoordelijk voor vernieuwing en onderhoud van de clubwebsite, haalt informatie op bij commissies voor de nieuwsbrieven en het sociaal jaarverslag, brengt tijdig activiteiten op de jaaragenda onder de aandacht (in overleg met commissies), bewaakt de huisstijl van de vereniging.